EN- The B2B Portal project was successfully delivered to digitalize and optimize the management of stock, order, and quotation processes previously handled through manual and limited digital tools. TR- B2B Portal projesi, daha önce manuel yöntemlerle veya kısıtlı dijital araçlarla yürütülen stok, sipariş ve teklif süreçlerini dijitalleştirmek ve optimize etmek amacıyla başarıyla hayata geçirilmiştir.
Business Need: EN- The B2B Portal project was successfully delivered to digitalize and optimize the management of stock, order, and quotation processes previously handled through manual and limited digital tools. TR- B2B Portal projesi, daha önce manuel yöntemlerle veya kısıtlı dijital araçlarla yürütülen stok, sipariş ve teklif süreçlerini dijitalleştirmek ve optimize etmek amacıyla başarıyla hayata geçirilmiştir.
Solution: EN- The portal provides a unified and efficient platform that connects dealers with the central system, ensuring complete traceability and improved operational efficiency through real-time SAP data synchronization and automated authorization management. TR- Portal, bayileri merkezi sisteme bağlayan birleşik ve verimli bir platform sunarak; gerçek zamanlı SAP veri senkronizasyonu ve otomatik yetkilendirme yönetimi aracılığıyla tam izlenebilirlik ve artırılmış operasyonel verimlilik sağlar.
Results: This solution enables end-to-end digitalization of order entry, sample requests, quotation management, and invoice approval workflows. With this system, users can track all operational steps — from product availability to order confirmation — within a single interface, eliminating manual Excel-based processes and paper dependencies. Key Features of the Portal Stock Tracking: Real-time synchronization with SAP enables users to view detailed stock information for over 5,000 product items, including multi-quality stock levels, dimensions, and characteristics. Advanced Product Search: Users can perform filtered searches by product code, name, size, or stock status and export the results to Excel. Dynamic Product Details: Access to detailed product data such as price, stock batch information, and product attributes, with automatic quantity adjustments based on pallet rules. Role-Based Access Management: A flexible authorization system allows different user roles (dealers, sales staff, management) to access only the relevant modules and data. Order Management: Dealers can place orders directly through the portal, with automatic SAP order creation, stock validation, and financial limit control. Fast Order and Opportunity Stock: The quick order and opportunity stock modules allow users to place time-sensitive orders and manage promotional inventory directly from the portal. Quotation Request Workflow: Dealers can create and submit project-based quotation requests. These are automatically routed through the approval process, enabling digital discounts and automatic PDF quotation generation. Invoice Request Management: Digitalized invoice request process with a multi-level approval flow, improving traceability and reducing administrative overhead. Sample Requests: Dealers can request both standard and display samples directly from the system, integrated with SAP for real-time processing and tracking. Reporting and Insights: Dealers and internal users can monitor key business data — including order history, stock availability, and approval statuses — through dynamic dashboards. Benefits Operational Efficiency: Fully eliminates manual Excel exports and paper-based workflows, reducing human error and processing time. Improved User Experience: Provides a modern, user-friendly interface with faster access to product data and improved transparency. End-to-End Digitalization: Streamlines all dealer-related operations — from stock tracking to quotation approval — in a single, integrated platform. Enhanced Accuracy and Traceability: Real-time SAP integration ensures data consistency and provides full visibility across all processes. Better Decision-Making: Detailed reporting and analytical dashboards enable users to make informed operational and commercial decisions. This B2B Portal has modernised the dealer experience, providing a scalable digital infrastructure that supports future integrations and aligns with best practices in digital commerce and enterprise resource planning. View in BAYPM portfolio: https://www.baypmtech.com/portfolio/747647f6-b5d1-4f72-9fc8-849f4e55edc3 TR- Bu çözüm; sipariş girişi, numune talepleri, teklif yönetimi ve fatura onay iş akışlarının uçtan uca dijitalleşmesini sağlar. Bu sistemle kullanıcılar, ürün stok durumundan sipariş onayına kadar tüm operasyonel adımları tek bir arayüz üzerinden takip edebilir; böylece manuel Excel süreçleri ve kağıt bağımlılığı ortadan kalkar. Portalın Temel Özellikleri Stok Takibi: SAP ile gerçek zamanlı senkronizasyon sayesinde kullanıcılar; 5.000'den fazla ürün kalemi için çoklu kalite stok seviyeleri, boyutlar ve özellikler dahil olmak üzere detaylı stok bilgilerini görüntüleyebilir. Gelişmiş Ürün Arama: Kullanıcılar ürün kodu, ad, boyut veya stok durumuna göre filtreli aramalar yapabilir ve sonuçları Excel'e aktarabilir. Dinamik Ürün Detayları: Fiyat, stok parti bilgisi ve ürün nitelikleri gibi detaylı verilere erişim imkanı sunar; palet kurallarına göre miktar ayarlamaları otomatik olarak yapılır. Rol Bazlı Erişim Yönetimi: Esnek yetkilendirme sistemi, farklı kullanıcı rollerinin (bayiler, satış personeli, yönetim) yalnızca kendileriyle ilgili modüllere ve verilere erişmesine olanak tanır. Sipariş Yönetimi: Bayiler doğrudan portal üzerinden sipariş verebilir; bu süreçte otomatik SAP sipariş oluşturma, stok doğrulama ve finansal limit kontrolü gerçekleştirilir. Hızlı Sipariş ve Fırsat Stokları: Hızlı sipariş ve fırsat stok modülleri, kullanıcıların zamana duyarlı siparişler vermesini ve promosyonlu envanteri doğrudan portal üzerinden yönetmesini sağlar. Teklif Talebi İş Akışı: Bayiler proje bazlı teklif talepleri oluşturabilir. Bu talepler otomatik olarak onay sürecinden geçer; dijital indirimlere ve otomatik PDF teklif formları oluşturulmasına olanak tanır. Fatura Talep Yönetimi: Çok seviyeli onay akışına sahip dijitalleştirilmiş fatura talep süreci, izlenebilirliği artırır ve idari iş yükünü azaltır. Numune Talepleri: Bayiler, hem standart hem de teşhir numunelerini doğrudan sistem üzerinden talep edebilir; bu süreç gerçek zamanlı işleme ve takip için SAP ile entegre çalışır. Raporlama ve İçgörüler: Bayiler ve dahili kullanıcılar; sipariş geçmişi, stok durumu ve onay statüleri dahil olmak üzere kritik iş verilerini dinamik paneller üzerinden izleyebilir. Avantajlar Operasyonel Verimlilik: Manuel Excel çıktılarını ve kağıt tabanlı iş akışlarını tamamen ortadan kaldırarak insan hatasını ve işlem süresini azaltır. Gelişmiş Kullanıcı Deneyimi: Ürün verilerine daha hızlı erişim ve artırılmış şeffaflık ile modern, kullanıcı dostu bir arayüz sunar. Uçtan Uca Dijitalleşme: Stok takibinden teklif onayına kadar bayilerle ilgili tüm operasyonları tek bir entegre platformda toplar. Artırılmış Doğruluk ve İzlenebilirlik: Gerçek zamanlı SAP entegrasyonu veri tutarlılığını sağlar ve tüm süreçlerde tam görünürlük sunar. Daha İyi Karar Alma: Detaylı raporlama ve analitik paneller, kullanıcıların bilinçli operasyonel ve ticari kararlar almasını sağlar. Bu B2B Portalı, bayi deneyimini modernize etmiş; gelecekteki entegrasyonları destekleyen, dijital ticaret ve kurumsal kaynak planlamasındaki en iyi uygulamalarla uyumlu, ölçeklenebilir bir dijital altyapı sağlamıştır. BAYPM portfolyosunda görüntüleyin: https://www.baypmtech.com/portfolio/747647f6-b5d1-4f72-9fc8-849f4e55edc3