Bij de overstap naar een nieuw CRM-systeem bleek het bestaande contributiesysteem onvoldoende mee te kunnen, wat zorgde voor knelpunten in de werking en integratie. EGALiT werd gevraagd om een moderne, toekomstbestendige applicatie te ontwikkelen die de contributieberekening automatiseert en integreert met de bestaande systemen van de KNGU. U I T D A G I N G E N De KNGU gebruikt Microsoft Dynamics voor leden- en cursistenadministratie en Exact Online voor het versturen van facturen. Echter was er geen efficiënte manier om per lid en per vereniging de juiste contributie te berekenen. Hierdoor ontstonden de volgende knelpunten: 1. De contributieberekening binnen Dynamics was te ondoorzichtig om fouten op te sporen, waardoor de KNGU dit liever buiten het systeem wilde organiseren. 2. De organisatie wilde risico beperken door de afhankelijkheid van één systeem te verminderen, voor het geval MS Dynamics uitvalt. 3. Er was beperkte flexibiliteit bij het doorvoeren van wijzigingen in contributieregels. 4. Er was noodzaak om de berekening ook met terugwerkende kracht te kunnen corrigeren.
Business Need: Bij de overstap naar een nieuw CRM-systeem bleek het bestaande contributiesysteem onvoldoende mee te kunnen, wat zorgde voor knelpunten in de werking en integratie. EGALiT werd gevraagd om een moderne, toekomstbestendige applicatie te ontwikkelen die de contributieberekening automatiseert en integreert met de bestaande systemen van de KNGU. U I T D A G I N G E N De KNGU gebruikt Microsoft Dynamics voor leden- en cursistenadministratie en Exact Online voor het versturen van facturen. Echter was er geen efficiënte manier om per lid en per vereniging de juiste contributie te berekenen. Hierdoor ontstonden de volgende knelpunten: 1. De contributieberekening binnen Dynamics was te ondoorzichtig om fouten op te sporen, waardoor de KNGU dit liever buiten het systeem wilde organiseren. 2. De organisatie wilde risico beperken door de afhankelijkheid van één systeem te verminderen, voor het geval MS Dynamics uitvalt. 3. Er was beperkte flexibiliteit bij het doorvoeren van wijzigingen in contributieregels. 4. Er was noodzaak om de berekening ook met terugwerkende kracht te kunnen corrigeren.
Solution: EGALiT ontwikkelde een op maat gemaakte applicatie, de Contributie Calculator, die de contributieberekening automatiseert en koppelt met Dynamics en Orbis. Het doel van de applicatie is: - Gegevens over lidmaatschappen uit Dynamics automatisch ophalen en verwerken. - Contributiebedragen per periode automatisch berekenen en registreren. - Factuurregels genereren en via een API aanleveren aan Exact Online. - Controlemechanismen inbouwen om dubbele of incorrecte berekeningen te voorkomen. - De mogelijkheid bieden om contributieregels flexibel te beheren en toekomstige wijzigingen eenvoudig door te voeren.
Results: Met de nieuwe applicatie beschikt de KNGU over een betrouwbare en flexibele oplossing die de contributieberekening aanzienlijk efficiënter maakt. Dit resulteert in: 1. Een geautomatiseerd, sneller en minder foutgevoelig proces. 2. Meer inzicht en controle over contributieberekeningen. 3. Een toekomstbestendig systeem waarin eenvoudig wijzigingen kunnen worden doorgevoerd. Dankzij de samenwerking met EGALiT heeft de KNGU een robuust platform dat niet alleen de huidige processen optimaliseert, maar ook klaar is voor toekomstige uitbreidingen. De KNGU over het resultaat: "Met de nieuwe APP van EGALiT is de contributieberekening geen hoofdpijn meer !"